组织应以适当的媒介(如：纸或电子形式)建立并保持下列信息：
a) 描述管理体系核心要素及其相互作用;
b) 提供查询相关文件的途径。
注：重要的是，按有效性和效率要求使文件数量尽可能少。
理解与实施要点
该条款是对OHSAS18001职业健康安全管理体系文件编制的总要求。
(1)OHSAS18001职业健康安全文件的内容要求
① 描述OHSAS18001职业健康安全管理体系核心要素及其相互作用，
② 提供查询相关文件的途径。
(2)主要的OHSAS18001职业健康安全管理文件
OHSAS18001标准关于管理体系文件的表述中，没有强求将其形成专门手册的形式，也没有刻意要求组织将体系文件分成三个层次，但依据ISO9001的成功经验，在具体实施中，为便于运作并具有可操作性，建议把OHSAS18001管理体系文件也分成三个层次，即管理手册、程序文件和其他作业文件。
① OHSAS18001管理手册
OHSAS18001管理手册是阐明组织的OHSAS18001方针并描述其OHSAS18001管理体系的文件。OHSAS18001管理手册至少包括下列内容：
a) OHSAS18001管理体系的范围。
b) 文件化程序或引用程序文件。
c) 对OHSAS18001管理体系中各要素及其作用进行描述。
② OHSAS18001程序文件
OHSAS18001程序文件是描述开展OHSAS18001职业健康安全管理体系活动过程的文件。GB/T28001标准中必须建立程序文件的要素有：
a) 4.3.1 对危险源辨识、风险评价和风险控制的策划;
b) 4.3.2 法规和其他要求;
c) 4.4.2 培训、意识和能力;
d) 4.4.3 协商和沟通;
e) 4.4.5 文件和资料控制;
f) 4.4.6 运行控制;
g) 4.4.7 应急准备和响应;
h) 4.5.1 绩效测量和监视;
i) 4.5.2 事故、事件、不符合、纠正和预防措施;
j) 4.5.3 记录和记录管理。
k) 4.5.4 审核。
为了确保对OHSAS18001管理体系进行有效管理，有必要适当增加一些程序文件。
③ 其他作业文件
包括作业指导书、规范、指南、图样、报告、表格等。
(3)OHSAS18001职业健康安全管理体系文件的范围和详细程度
文件应尽可能少。
OHSAS18001职业健康安全管理体系文件的范围和详细程度取决于组织的类型(诸如工厂、服务行业等)，规模，工作的复杂程度，采用的工作方法，以及开展这项活动人员的水平、能力、技巧和培训。
(4)文件的存在形式
文件可存在于任何媒体，可以是纸张、照片、样件、磁盘等形式。